現役エンジニアで製造業系ライターをしている一之瀬です。

『技術は人に伝えられる形にして初めて技術と呼べる』をモットーにエンジニアの業務では、先行開発から量産開発まで幅広く関わりながらその技術を残す活動をしています。この連載では、どうすれば使われ続けるマニュアルや作業手順書を効率的に作れるのかを、私の経験を元に紹介していきます。

今回は「マニュアルのテンプレート・フォーマット」について紹介します。

マニュアル作成にテンプレートは必要か

マニュアルを作成するために、テンプレートやフォーマットは必要でしょうか？テンプレートを使用するメリット・デメリットを確認しましょう。

テンプレートを使用するメリット

まず初めに、テンプレートを使用するメリットを紹介します。

記載すべき項目の抜け漏れが発生しない

マニュアルや作業手順書には、書いておくべき項目があります。これらの項目は、マニュアルを作成する人にとっては当たり前になっていることが多いです。その場合、記載が漏れてしまうことがあります。マニュアルをテンプレートに沿って作成することで、重要だけど抜けがちな項目に関してもきちんと記載されるため、使えるマニュアルになります。

作成にかかる時間を短縮できる

テンプレートがない場合、どのようなレイアウトでどんな項目を記載すべきか検討する時間が必要です。もしレビューのタイミングでレイアウトを見直すことになると、作り直しの時間も必要です。事前にレビューを完了しているテンプレートを使用することで、レイアウトを見直さないといけない可能性を大幅に減らせます。また、記載する項目の検討にも時間をかける必要がないため、作成にかかる時間を短縮できます。
マニュアル作成時にテンプレートを利用することで、項目の抜け漏れや作成時間の観点で大きなメリットがあります。

テンプレートを使用するデメリット

一方で、テンプレートを使用してマニュアル作成をすることには、デメリットもあります。

テンプレートにマッチしない場合がある

作成したいマニュアルが、テンプレートにマッチしない場合があります。具体的には、テンプレートにある項目が不要であったり、書きにくいレイアウトになっていたりといった課題があります。すべてのマニュアルを一つのテンプレートで作成するのは難しいので、作成したいものに応じていくつかのパターンを準備しておくとよいでしょう。

• 日報・週報などの報告書
• 工程などの作業手順書
• 技術解説資料
• 報告会・発表会用資料

作成する頻度が多いものとしてこれらの項目が挙げられますが、これらはテンプレートを分けておくのが良いでしょう。

必要な項目が漏れる可能性がある

マニュアルに記載すべき項目は、常に一定ではありません。テンプレートに記載されていない項目を記載すべき場合もありますが、テンプレートを信用しすぎることで必要な項目が漏れてしまう可能性があります。マニュアルを作成する前の段階で、テンプレートを見ながら記載すべき項目の抜け漏れがないかを関係者と確認しましょう。作成後に気付いた場合、作り直すのに時間がかかってしまうため、必ず作成前に行う必要があります。

テンプレートを作成する方法

マニュアルのテンプレートは、何かのマニュアルを初めて作成する際に、あわせて作りこんでいきましょう。マニュアルを作成、使用する関係者と何度かレビューを繰り返しながら、必要な項目の抜け漏れやレイアウトを調整します。また、複数のテンプレートを作成すると、大元がどこにあるのか分からなくなってしまう場合があります。Microsoft officeを使用してテンプレートを作成する場合には、作成したファイルをテンプレート形式で保存することで、管理の手間が省けます。

テンプレートとして保存したいファイルを作成したら、「名前を付けて保存」から、テンプレート形式で保存しましょう。次回、新規作成からテンプレートを指定することで、作成したテンプレートでマニュアルの作成を開始できます。Word、Excel、PowerPointそれぞれで使用できますので、普段作成するマニュアルや作業手順書は網羅できるでしょう。

マニュアルのテンプレートは状況に応じて使い分ける

マニュアルを作成する際には、テンプレートを使用することで、作成時間短縮や必要な項目の漏れ防止といったメリットがあります。一方で、すべてのマニュアルを一つのテンプレートで作成することはできません。普段作成する機会の多い資料をいくつかのパターンに分け、それぞれに応じたテンプレートを作成するのがおすすめです。

状況に応じてテンプレートを使い分け、マニュアル作成の時間を短縮して他のことに使う時間を捻出しましょう。