元エンジニア。工業系エンジニアライターの石川です。製造業に強いライターとして、社長挨拶の代筆から、技術紹介、助成金の申請書などなど、さまざまな文章を書いてきました。その経験を元に、製造業に特化した「伝わる文章の書き方」を全4回にわたってご紹介します。
第4回目は「目的別、文章の型の紹介 Part2」です。前回までは、文章を書くための準備や文章を書くテクニックをはじめ、紹介記事と活動報告、2つの目的に使える文章の型をお伝えしてきました。最終回の今回も、その他の目的に合わせた文章の型をご紹介します。
1.知識共有記事は最初にテーマを明らかにせよ（製品の選び方、技術の基礎知識）
企業が提供する製品やサービスの選び方、製品やその周辺技術の基礎知識を伝えたいときには、次の型が使えます。
- テーマ（何についての文章なのか）
- 理由、知識の詳細
- 結論
- 締めの一言
大切なのは、最初に「何について伝えたいか」を述べることです。この記事でも、冒頭で「文章の書き方」のなかでも「目的に合わせた文章の型」について伝えると述べています。近年では学校の授業でも、単元の目的を明らかにしてから授業を進めるところもあるようです。先に目的を述べておくことで、そのあとの文章が頭に入りやすい効果があるといわれています。
1つの文章にたくさんの知識を詰め込もうとすると文章が長く、分かりにくくなりますので、1つの文章には多くても3つの項目が入る程度にまとめましょう。3の結論までで終わっても大丈夫ですが「製品選びの際にはこの内容を参考にしてみてください」など、締めの一言があると、教科書的でない温かみが出てくるので、Web上の記事などではよく使われています。
2.主張から書く（ブログ・コラム等）
会社の情報を外に発信するためのブログやコラムに使える文章の型は次のようになります。
- 主張
- 理由
- 具体例の提示
- 結論（主張を再度繰り返す）
短めのコラムなどは1と2だけでも大丈夫です。一方でオウンドメディアなど、ある程度の文章量が必要な場合には4までを書くといいでしょう。ポイントは先に主張を述べることです。ブログやコラムは内容も自由度が高い分、書き方に迷うケースも多いかもしれません。しかし、この型を基本に自分に合った展開を見つけてしまえば、考えたことを文章に落とし込むフローが作りやすくなります。
オウンドメディアなどで固定の読者を獲得したい場合には、口調や締めの言葉、テーマの切り口などに特色を出してみるのも一つの手です。第2回でもお伝えした通り、不正解がない当たり障りのない表現に逃げず、一歩踏み込んだ表現をすることで、読み物としての質が格段に向上するでしょう。
3.結論と理由のみを端的に述べよ（申請書類等）
助成金や補助金などの申請書類で必要な文章の型はこれだけです。
- 結論
- 理由
申請書類で大切なのは、さらっと流し読みをしても内容が理解できることです。そのため、結論と理由のみのシンプルな構成にするといいでしょう。多くの場合、審査を行う人は短期間に大量の申請書を読む必要に迫られていますので、結論や理由が見えにくい文章は不利になります。文章として当たり前ではありますが、主語を明確にし、正しく伝わる文章を書きましょう。
また申請書類を書く際には、会社の沿革や同業他社との比較など、自社や組織の紹介も必要になるケースがあります。その際には、前回にお伝えした紹介記事の型を参考にしてみてください。
製造業向け、文章の書き方講座はこれで最後になります。文章が必要になる様々なシーンで、この講座を参考にしてみてください。
